viernes, 9 de julio de 2010

DocOnTime: unas nuevas oficinas para un nuevo estilo de empresa 2.0

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Hace unos meses enunciamos una estrategia de compañía que hemos llamado ‘facturación electrónica 2.0’. Esta estrategia pivota sobre tres ejes centrales. Por un lado, centra nuestra actividad totalmente en las personas. Segundo, hace de la empresa una empresa abierta, donde transparencia y colaboración con el entorno se considera vital y espontáneo. Tercero y último, nuestra determinación para impactar en positivo a nivel medio ambiental y a nivel social.

Ahora, hemos llevado esta estrategia, estos conceptos a nuestro espacio de trabajo. Hemos estrenado oficinas. Y a tenor de las primeras semanas aquí, hemos salido ganando ¡y mucho!.

Las nuevas oficinas no están organizadas por departamentos ni por jerarquías. Están diseñadas pensando en la persona, en su estado de ánimo y en la tarea que está realizando. Todo es exterior. Tabiques los justos. Rebosamos de luz natural y de ventilación. Tanto mesas como sillas tienen ruedas y son móviles. Los ordenadores son portátiles y la red es wifi. Lo que permite reconfigurar los espacios en función de lo que cada cual está haciendo, individualmente o en grupo. O en función de lo que cada cual está sintiendo, como persona y como profesional. Tecnología, marketing, ventas y administración comparten un mismo espacio. Director General, Director de Área, especialista y asistente comparten un mismo espacio. Y ese espacio está vivo, es dinámico, es cambiante. Además, las dinámicas de empresa joven y atrevida, así como la crisis que vivimos, hacen que día a día aporten su trabajo y su talento personas con perfiles y condiciones dispares. La DocOnTime de hoy cuenta con contratos laborales, contratos mercantiles, sub-contratas y becarios. La DocOnTime de hoy cuenta con perfiles con dedicación plena, con dedicación parcial o con dedicación por objetivos. Y esto, ya no se nota. Todos disponemos de las mismas herramientas, del mismo acceso a los espacios. Y los espacios se reconfiguran en función de quién está ahora y quien está a punto de llegar.

Además, las nuevas oficinas persiguen un objetivo cierto. Predicar con el ejemplo. O como dicen los americanos, eat your own dog food. Y lo vamos a conseguir. Pronto, haremos realidad el ser la primera empresa sin papeles. Y esto, a veces, exige un sacrificio. Al menos, durante el período de adaptación. De momento, toda la documentación de la empresa la hemos encerrado en una sala a la que se accede desde un pasillo que hemos renombrado Calle del Papel. Y nos hemos puesto un objetivo cierto. Tenemos que ser capaces de digitalizar, de llevar a electrónico toda esa documentación y lo que a partir de ahora se genere. Y tenemos que hacerlo en los próximos 12 meses. Nada de pedidos, albaranes, facturas o documentos de cobro y pago en papel. Nada de escrituras, contratos y acuerdos afines. Y tenemos que hacerlo utilizando nuestros productos y nuestras tecnologías. Claro, aquí DocOnYou juega un papel clave, pero ese es otro post.

Pero el objetivo de empresa sin papeles tiene actuaciones concretas. Hemos elegido mesas mucho más pequeñas, donde cabe ordenador portátil, pantalla suplementaria, ratón y alfombrilla. Para que la mesa no acabe siendo una estantería. Hemos eliminado del mobiliario armarios, estanterías y cajoneras dedicados al papel. Hemos escondido la única impresora y fotocopiadora en la Calle del Papel y hemos dificultado su acceso. Y pronto, crearemos un rincón del con cinco unidades de iPad (o dispositivos parecidos) para que portabilidad y comodidad sea también una realidad.

Por último, hemos adoptado el árbol como ese icono de empresa y de equipo que recoge nuestra voluntad de eliminar el papel, de impactar en positivo medioambientalmente y salvar árboles. Y el árbol nos acompaña en las nuevas oficinas. Lo tenemos pintado en las paredes. Lo tenemos en nuestro collage de árboles personales, a modo de bosque personal. Y lo tenemos en las plantas y arbustos que nos rodean y nos envuelven de verde y de color.

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miércoles, 16 de junio de 2010

E-factura: la gran oportunidad de negocio

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Se cumplen veinte años del nacimiento de dos tecnologías surgidas con vocación de revolucionar –y facilitar- los modos de comunicación y de negocio tanto de empresas como de particulares.

A día de hoy, la primera de ellas ha conseguido una implantación del cien por cien en nuestra sociedad. Con esta tecnología, que podemos llamar “universal”, me refiero al correo electrónico. No obstante, la segunda de ellas, la factura electrónica, sólo ha conseguido una penetración del 5 por ciento, según las estimaciones más favorables.

Sin embargo, y pese a las dificultades a las que se enfrenta esta asunción de la facturación electrónica como modelo de gestión empresarial, desde DocOnTime estamos plenamente convencidos de las ventajas derivadas de su uso y abogamos por la gran oportunidad de negocio que supone gracias a las dinámicas creadas por la situación legal, los ahorros que ofrece y los beneficios que su generalización suponen para nuestro entorno y más con la actual coyuntura de crisis y parón generalizado de actividad.

lunes, 24 de mayo de 2010

El sector IT despierta ante la gran oportunidad de negocio que ofrece la e-factura

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El sector IT se encuentra, como el resto de la economía, navegando por aguas de crisis. Sin embargo, existe una oportunidad de negocio enorme que puede y que podemos aprovechar para relanzar la actividad empresarial y aportar valor, mucho, al propio sector IT y a las empresas clientes. Y utilizo el concepto "aportar valor" en un contexto muy conciso. El sector IT ha sido capaz de aportar valor a sus clientes, en forma de ahorro de costes y mayor productividad, en dos logros indiscutibles. El primero, sin ninguna duda, fue gracias a la universalización del correo electrónico. El segundo, de igual impacto, fue la modernización generalizada de ERPs en las empresas.

Ahora, el sector IT puede recoger el testigo de la creación de valor y el aumento de productividad y hacer suyo el reto de la factura electrónica. La implantación generalizada de la factura electrónica, con todas sus implicaciones adyacentes, supondrá una creación de valor y un aumento de productividad comparable, sin duda, al generado por el correo electrónico y el ERP.

Haciendo suyo el reto de universalizar la implantación de la factura electrónica, el sector IT asumirá un triple rol. Primero, un papel de ayuda para cumplir con la ley exigida por la Administración. Segundo, un rol como impulsor de ahorro de costes y mejora de productividad, materializada como una mayor velocidad en el proceso económico y menores errores e incidencias. Y tercero y último, aunque no por ello menos importante, como impulso para que las empresas puedan aplicar principios de responsabilidad corporativa en forma de mayor compromiso con el medio ambiente (ahorro de energía, de emisiones y de tala de árboles) y con su entorno social inmediato (en especial, con PYMEs y profesionales).

La factura electrónica es una opción de gestión que reporta multitud de beneficios. Y las empresas líderes del sector IT están empezando a asumir su rol.
Prueba de esto es el acuerdo de colaboración suscrito entre DocOnTime y Oesía, compañía especializada en soluciones verticales para empresas que integrará la tecnología DocOnServer 4.0 como respuesta a los problemas de facturación de las organizaciones empresariales.

Éste, junto con el acuerdo firmado con Aventia hace escasos meses, es un gran impulso en la implementación de la facturación electrónica. Pero este es sólo el primer paso del largo camino por recorrer. Para lograr que la e-factura consiga un nivel de aceptación y uso similar al que ostenta hoy día el correo electrónico, tenemos que movilizar a todo el sector IT.

La culminación de tan ardua labor solo es posible con la colaboración y participación de los agentes llamados a liderar el cambio. Es aquí donde los grandes integradores IT juegan un papel fundamental para lograr que el proceso de transición del formato papel al formato electrónico sea lo más seguro, sencillo y eficaz posible.

Por ello, el pasado 19 de mayo mantuvimos un primer encuentro con los grandes integradores IT de nuestro país. Fue un intercambio de impresiones en el que tuvimos la ocasión de presentarles la tecnología DocOnServer 4.0 como primer servidor de facturación electrónica para grandes organizaciones. Mañana martes 25 tendremos una segunda reunión con otros tantos.

Este es otro grano de arena adicional de DocOnTime hacia la recuperación económica. Para que podamos navegar la crisis con determinación. Para que las empresas del sector IT y sus empresas clientes puedan aprovechar esta época de turbulencias macro económicas para mejorar su cuenta de resultados.

jueves, 13 de mayo de 2010

Una nueva web para un nuevo concepto de empresa

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Hace años que el mercado de la facturación electrónica tiene presencia en España. No obstante, su impacto real es mínimo y la implantación de la e-factura se encuentra con multitud de obstáculos. Desde DocOnTime creemos que es necesario un cambio, una revolución en el sector y una nueva forma de actuar.

Somos una compañía muy diferente al concepto tradicional de empresa y pretendemos hacer las cosas de forma distinta. Por ello, hemos puesto en marcha una página web pensada para llegar a las empresas eficientemente, una plataforma virtual sobre facturación electrónica desde donde ofrecer a los usuarios un perfil completo de nuestras actividades, proyectos o noticias del sector, un entorno web que nos define y que refleja los principios que guían nuestra actividad.

El nuevo web site de nuestra compañía responde a la inquietud de poner en manos de nuestros clientes y del entorno la visión de una empresa que busca revolucionar el sector, al mismo tiempo que ofrece protagonismo a las personas que la conforman.

De esta forma, son tres los pilares sobre los que se asienta el nuevo concepto de empresa que defendemos y que hemos querido trasladar a nuestra web: la redefinición de las relaciones entre cliente y empresa, el posicionamiento de las personas en el centro de la compañía y el respeto por el medio ambiente a través de prácticas de impacto positivo.

Somos plenamente conscientes de la importancia de la comunicación en el proceso empresarial. Con esta iniciativa virtual nos reafirmamos en nuestros principios y damos un paso más hacia la implantación generalizada de una “oficina sin papeles”.

¿Cómo explicar todo esto de forma sencilla, accesible y atractiva? A través de un ecosistema de blogs y diferentes herramientas tecnológicas, tales como los pop-ups, los videos explicativos y feeds sobre la empresa que ofrecen una experiencia comunicativa dinámica que facilita tanto a clientes como a usuarios una aproximación al mundo de la facturación electrónica.

martes, 27 de abril de 2010

¿Sabías que…El esperanto no es el mejor camino hacia la factura electrónica?

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Una de las áreas temáticas de la Conferencia sobre Factura Electrónica, que se celebra esta semana en Madrid, bajo el auspicio de la Comisión Europea, se dedica a los estándares.

En este apartado, el punto de partida de la Conferencia se decanta por crear un único idioma, una especie de esperanto, que aglutine las necesidades de todos los países europeos y actores implicados. Sin embargo, muchos consideran, entre ellos DocOnTime, que lo imprescindible es un cambio de enfoque desde un modelo de “idioma único”, hacia otro basado en la creación de “sistemas de conversión a distintos formatos”.

Y el estado del arte actual nos dice que este camino es tecnológicamente viable, siempre y cuando se invierta en innovación y disfrutemos de un marco legal estable que permita encarar con garantías las inversiones necesarias a realizar.